未だにFAXで情報のやり取りですか？　お役所は、昭和で止まっているらしい。

あなたの企業でこのようなことが起こっていませんか？
IT企業なのに
・「有給届」でハンコが必要
・「社内回覧」でハンコを押して次の人に渡す。
・各自、印刷物を持ち込んで会議　
おいおい、会議室の40インチのモニターは、何に使うの？
・「今、メールを出したのですが、読んでくれました」と内線

極めつけなのが

・「今、メールを出したのですが」
と席に来てメールの内容を説明される
「すみません、まだ読んでいないんですが」
というと不満そうな顔をして「速く読んでよ」と催促
メールの送信時刻を見たら３分前

これらの事象はすべて事実に基づいています。

今回の「IT小僧の時事放談」は、
「未だにFAXで情報のやり取りですか？　お役所は、昭和で止まっているらしい。」
と題して
「マイナンバーとか税金の無駄遣いになりそうだな」
について考えてみました。

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今回も小難しい話をできる限りわかりやすく解説しながらブログにまとめました。
最後まで読んでいただけたら幸いです。

驚くべき実態　その１

2018年6月　東京で当時5歳の女児が父親の虐待を受けて死亡していたという、いたましい事件が報道されました。

そのときの報道に
「FAXで全国の児童相談所に関わりがないか、問い合わせている」
（東京都児童相談センター）

む！　なぜFAXなのか？

「自治体ごとの個人情報保護条例や情報セキュリティ基準などが異なるので、メールで個人情報をやり取りするのは難しい」
（東京都児童相談センター）
と見解を出しています。

児童相談所は国の法律や通知ではなく、「全国児童相談所長会」という任意団体のため統制がとれていない。
データの共有は、メールだと個人情報の漏洩があるためFAXで行っている。

まぁ　個人情報の保護で一理あるけど、FAXは、紙ベースなので検索ができません。
せいぜいバインダーで「あいうえお順」にファイルするだけ。
人の目で一枚ずつ確認が必要になります。

ま！まさか？　FAXをパソコンで入力している？
もしそうだとしたら
人件費の無駄、税金の無駄遣い　と問われるべき

今やセキュリティで保護される通信方法はいくらでもあるのに、FAXでしか通信手段がないとしたら
それこそ昭和そのもの

驚くべき実態　その２

「保護司」というお仕事知っていますか？
犯罪、非行、などの少年犯罪の立ち直りを助けたりする民間ボランティアです。
犯罪、非行などの少年たちと定期的に面接、報告書を法務省の地方支分部局である保護観察所に提出するわけですが、パソコンで記載することも多くなっています。

法務省保護局が保護司に配布している
「保護司のための保護観察・生活環境の調整の進めかた」
というマニュアルには、以下の記載があります。

「インターネットに接続していないパソコンを使用する」
「作業の際は必ずLANケーブルなどを外して行う」
「作業終了後は、外部記録媒体を外してから、LANケーブルなどを接続する」
「作成したファイルはハードディスクに保存せず、USBメモリーなどの外部記録媒体に保存する」

おっと、USBメモリーになぜ保管？
理由は、ハードディスクなどに情報を入れておくと外部から侵入されるのでUSBメモリーだそうです。

確かに保護司が取り扱うデータには、前歴があったりするわけで機密事項があるわけですが、マニュアルには、こんな記載があります。

「保護司は報告書を郵送がするときは、書留ではなく普通郵便を利用しても良い」

なんでしょうか？
普通郵便で大丈夫なの？
お役所のポストから盗まれませんか？
それとも書留にすると「受け取りが面倒」なの？

パソコンの文書を機密事項にするなら　報告書も「書留」にするのが当然だと思うのですが、日本の郵便ってそこまで信頼されているんですね。

お役所では、FAXが大流行

裁判所も郵送かFAX
郵送は、わかります。
「配達記録が残りますから」
でもFAXでいいの？

お役所のFAX利用は、探せば、いくらでも出てきそうです。

どれも、個人情報が理由なのですが、それでは、マイナンバーは、なぜネットにしようとしたのでしょうか？

そこまで、個人情報を気にするのならば、すべてネット禁止にして、紙にするしかないでしょう。
パソコンがネットに繋がっていては、いけないのでしたら、お役所の人もすべて手書きで事務をしてください。
もちろん、サラリーマンのために土日祭日も受付OKが条件ですよ。

文句を言っても始まりませんが、
お役所には、「事務の効率化」という文字は、ないんでしょうね。
そりゃ、売上がないからね。
予算使うのがお仕事ですから、非効率のほうがいいんでしょう

と言われてしまいますよ。

FAXと郵便にしているのに

お役所からの情報漏えいが続きいています。
ネットで
"役所 個人情報 漏洩"
で検索してください。

いくらでも出てきますよ

その多くが、
・メールに添付されていたウィルス
・電話で個人情報問合せ
そして
・郵送宛先間違え

堺市の有権者約68万人分の個人情報がインターネット上で公開
http://www.city.sakai.lg.jp/shisei/gyosei/kokai/kojinjoho/index.html

大阪市における個人情報漏えい等事故の状況について（平成28年5月一括公表分）
http://www.city.osaka.lg.jp/hodoshiryo/somu/0000353787.html

大阪市の場合は、郵送で宛名間違い
おやおや、機密情報のために郵送の手続きで間違えるとは、すごいですね。

実は、私の家族でも選挙権の投票用紙で夫婦の名字が、違っていた（片方が旧字体）ことがありました。
クレームを言って直してもらいましたが

セキュリティのためFAXと郵送と言っている割に実態は、こんなものです。

マイナンバー

以前　戸籍についてのマイナンバーについてブログにしました。

これをみただけで、お役所のIT事情なんて所詮このレベルです。

マイナンバーも進んでいるようには思えません。
最近は、話題にもなっていないようです

ズサンな管理体制

横浜市の鶴見区役所で交付前のマイナンバーカード78枚と交付用端末のノートパソコン1台が盗まれた。職員がルールに従わず窓口の交付用端末でカードの検品作業をしていた。カードを置いたまま離席した短い時間の出来事だった。1度に78枚ものカードが紛失したのは例がなく、制度の信頼性が揺らぐ。
http://www.city.yokohama.lg.jp/tsurumi/etc/pressrelease/20180228a/

こんなんで
IT先進国を目指すのでしょうか？

世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画

2018年6月15日
政府は「世界最先端IT国家創造宣言・官民データ活用推進基本計画」
「未来投資戦略」の改訂を閣議決定しました。

その中で
世界最先端IT国家創造宣言は「紙の添付書類の提出がオンライン化の大きな阻害要因」だと指摘があったのですが、これは、民間企業向け
お役所については、特別記載がないようです。

まず、FAXでの情報共有を止めること、郵送する場合は、書留、
ITの専門家をコンサルタントにして業務改善を行い、ITとAIを使って業務の改善を行う。
予算削減をして、無駄な人員を減らす。

くだらない「モリカケ」より
野党の皆さん、これで与党に対してツッコミを入れてください。
業務改善による公務員削減と予算削減を旗印にすれば、選挙に勝てるかもよ！
そのかわり、必ず実行すること　これが条件です。

まとめ

20年以上ほどまえのことです。
地方の役所に用事があってお昼休みを過ぎたころ、窓口に行ったら誰もいないことがありました。
仕方がないので、近くを通った「大きなヤカンとスリッパをパタパタしていた職員」に
「すみません　手続きに来たのですが・・・」
と声を書けても無視！

大声で「すみません」と声を掛けると
面倒臭そうに「なんですか？」と出てきました。
このとき、
「こいつらに税金を払っていることに怒りを感じました。」

さすがに今は、そんなことはないんでしょうけど、この先、人口が減り、税収があがらない
高年齢層が増えて、年金やなにやらお金がかかる。

ほら！　そこでITとAIを駆使したお役所業務の効率化ですよ

業務を見直して効率化して人員削減、予算の縮小
そのためにITとAIを導入、紙ベースを止めて電子化でペーパーレス
24時間365日、お役所関連の手続き可能

完璧です。
IT先進国は、そうでなければなりません。

簡単でしょ　マイナンバーにかかった費用に比べれば安いものです。

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